Campo de los Sistemas y Procedimientos

Es conveniente recordar el hecho de que el campo de los sistemas y procedimientos es parte integral del trabajo de cada ejecutivo. Esto quiere decir que cada persona que supervisa, dirige o administra actividades de subordinados (pocos o muchos), tiene en su trabajo una responsabilidad inherente a los sistemas y procedimientos que emplean él y sus subordinados.

La empresa es un sistema social que adopta una estructura determinada por su interacción dinámica con los sistemas y procedimientos que forman su medio ambiente: clientes, proveedores, competidores, gobierno, etc.

  

Sistemas y procedimientos es una función encaminada al análisis de los planes de acción colectivos del personal, de los procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la administración en la simplificación y estandarización de las operaciones.

Cuando no se lleva a cabo la definición de responsabilidades, sucede una de estas dos cosas:

*El personal hace poco o ningún caso de los sistemas y procedimientos.

*El personal que de alguna manera lo hace, establece objetivos duplicados, conflictivos e incompletos.

Para adquirir el grado de comprensión que se persigue es necesario:

Primero. Un documento explicativo del programa general de sistemas y procedimientos de la empresa, expresando claramente su objetivo y firmado por el más alto funcionario.

Segundo. Partiendo del programa general de la empresa, la construcción de programas departamentales definitivos, haciéndolos más específicos, especialmente en lo concerniente a la responsabilidad.

Tercero. Establecer reuniones de orientación y discusión sobre el significado de los programas; para conducir el mutuo entendimiento y la coordinación acerca de la forma en que estos programas operarán.

Cuarto. Ver que todas las descripciones escritas del trabajo contengan referencias específicas de las responsabilidades de cada individuo, y del trabajo que debe ejecutar.

Se definen a los procedimientos administrativos o rutinas como la secuencia de operaciones de oficina ejecutadas generalmente con la participación de varias personas en una o más oficinas, establecida para asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas.

Obsérvense los elementos básicos de esta definición: 

– Conjunto de “operaciones” de oficina (por su naturaleza administrativa) dispuestas en un orden secuencial invariable;

– Participación de varias personas en una o más oficinas; o sea los procedimientos pueden abarcar más de un sector de trabajo;

– Asegurar el manejo uniforme de transacciones repetitivas; podemos hablar de procedimientos cuando se establece por escrito o por costumbre la secuencia de operaciones que es necesario ejecutar para llevar a cabo transacciones que se repiten con frecuencia dentro de la organización.

Un procedimiento o rutina define:

– Qué tarea debe ser realizada por los distintos participantes;

– Quiénes son esos participantes;

– Cuándo deben ser realizadas cada una de esas tareas, es decir, su orden sucesivo y el momento.